👓 Teamup Case Study

Room Reservation Simplified

for faculty and students at Bern University of Arts

Diese Fallstudie wurde von Thomas Knuchel geschrieben.  Herr Knuchel ist Mitarbeiter der Hochschule der Künste Bern in der Schweiz.

 Über HKB

HKB Logos on Teamup Case StudyAls erste transdisziplinäre Kunsthochschule der Schweiz bietet die Hochschule der Künste Bern HKB ein vielfältiges Studienangebot in den Fachbereichen Musik, Gestaltung und Kunst, Konservierung und Restaurierung, Theater/Oper sowie Literatur. Diese Fallstudie betrifft den Studienbereich Jazz.

Die Herausforderung

Der Studienbereich Jazz der Hochschule der Künste Bern verwaltet insgesamt 33 Räume verteilt auf 4 Standorte. Der Unterricht besteht zu einem Teil aus regelmässigen Modulen und aus Kursen, welche im Blockunterricht stattfinden. Diese Raumbelegungen können unmöglich in einem einfachen wöchentlichen Stundenplan abgebildet werden. Zudem ist es den Studierenden gestattet, ausserhalb der Unterrichtszeiten die Räume fürs Selbststudium zu reservieren (d.h. Bandproben und instrumentales Üben). Diese Raumreservationen wurden früher mit einfachen Listen geregelt, welche an den Türen der Räume angebracht waren und auf welchen sich die Studierenden und Dozierenden selbständig eintragen mussten. Der grosse Nachteil daran war, dass sowohl Studierende wie Dozierende für die Raumreservation an den Standort kommen mussten. Aus diesem Grund kam die Idee diese Raumreservationen mittels einem Online-Kalender-System zu disponieren.

Teamup Calendar als Lösung

Da bei teamup die Nutzer kein eigenes Login benötigen und die Verwaltung der Zugriffsrechte sehr einfach mittels unterschiedlichen Links administriert werden kann, ist dieser Kalender für unsere Anforderungen die ideale Lösung. Wir haben für jeden Raum einen eigenen Kalender kreiert, welcher keine Sich-Überschneidenden-Ereignisse zulässt. Somit besteht kein Problem einer Doppelreservation. Für die einzelnen Nutzergruppen wurden dann verschiedene Links generiert, bspw. Dozierende, Studierende, Administration, etc. Diesen Nutzergruppen konnten wir unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Reservation der einzelnen Räume vergeben. D.h. dass in den Theorieunterrichtsräumen und dem Aufnahmestudio die Studierenden nur Leserecht haben, in den anderen Räumen jedoch selber auch Eintragungen machen können. Den Dozierenden werden die Übe-/Proberäume dafür gar nicht erst angezeigt.

Bern University of Arts Room Reservation Calendar Week view
Raumreservation: Wochen Ansicht (Week view)
Bern University of Arts Room Reservation Calendar Scheduler view
Raumreservation: Planer Ansicht (Scheduler View)

Für die Raumdisposition sind vor allem die beiden Ansichten “Woche” und “Planer” sehr praktisch. In den meisten Fällen wird in einem bestimmten Zeitfenster ein Raum benötigt, bspw. für eine Bandprobe eines Projekts. In der Ansicht Planer werden die einzelnen Räume (Kalender) sehr übersichtlich nebeneinander dargestellt. Welcher Raum in diesem bestimmten Zeitfenster frei ist, lässt sich sehr leicht herausfinden und auch gleich reservieren. Wenn jedoch bspw. Reparaturarbeiten in einem bestimmten Raum erledigt werden müssen, kann mit der Ansicht „Woche“ angezeigt werden, wann ein bestimmter Raum in dieser Woche ein freies Zeitfenster hat, in welchem die Arbeiten ausgeführt werden können. In diesem Fall wird nur ein Kalender/Raum angewählt und angezeigt.

Das Beste

  • Der Zugriff auf dieses Raumreservationssystem funktioniert übers Internet. D.h. Räume können von überall aus reserviert werden
  • Kein Login für die Nutzer nötig
  • Teamup gibt es auch als App für Smartphones. Die Reservation ist dadurch noch einfacher und unmittelbarer geworden.

Vielen Dank, Thomas Knuchel, für das Weitergeben Ihrer Erfahrungen mit Teamup Calendar an der HKB. Wir wünschen allen Nutzern viel Erfolg mit der vereinfachten Raumorganization!